Macam-Macam Arsif, Contoh, dan Kasusnya

PENGETRIAN ARSIP

   

Arsip adalah suatu tanda bukti dokumen, atau warkat yang brtalia dengan bukti keteranga suatu keluarga, perusahan, masyarakat, atau bangsa.

Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip dinas maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, prencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.

Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :
1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

MACAM – MACAM ARSIP

Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secarsa langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan atau penyerlengaraan administrasi perkantoran, arsipini biasanya sering digunakan, sring dilihat dan dikonsumsi, arsip ini tidak bersifat permanen.

Contoh: Jadwal pelajaran, jadwal kerja, data kehadiran dsb.

Kasus: Yang menggambarkan adanya arsip dinamis salah satunya data kehadiran, misalnya disebuah instansi perkantoran memiliki bebersapa prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan dalam mencapai tujuannya, salah atu prosedur tersebut adalah data kehadiran, dimana setiap orang yang berkerja di perusahaan tersebut, baik dari tingkat atas ( atasan) sampai tingklat awah ( kayawan) diwajibkan untuk selalu hadir disetiap jadwalnya masing-masing, dan untuk mengetaui kehadiran tersebut dilakukan  dengan cara pengabsenan.

Arsip Statis yaitu arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahaan, telah habis retensinya, dan keterangan dipermanenkan yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh arsip nasional RI dan atau lembaga kearsipan. Biasanya arsip ini jarang digunakan secara langsung dalam perncanaan, pelaksanaan dalam kegiatan perkantoran  sehari-hari, arsip bersifat jarang digunakan.

Contoh: KTP, kartu keluarga, kartu pelajar dsb.

Kasus:  Seseorang melamar pekerjaan disebuah perusahaan, dimana dilamaran tersebut dicantumkan KTP sebagai syarat , apabila diterima KTP ini bertujuan untuk dijadikan pembuktian, dijadikan data karyawan atau alesan lainnya, setelah itu penggunaan KTP tidak digunakan lagi.

Arsip Aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus, arsip ini sering digunakan untuk kelangsungan pekerjaan kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan admnistrasi lainnya.

Contoh: Arsi berkas pegawai (karyawan), data absensi, jadwal pelajaran, jadwal kerja dsb.

Kasus: Disetiap instansi perusahaan, pasti memiliki berkas setiap pegawainnya baik dari tingkat atas (atasan) sampai tingkat bawah (karyawan) seperti berkas lamaran kerja, perjanjian kontrak kerja, data diri, permohonan cuti dsb, berkas itu akan selalu aktif selama pegawai tersebut masih bekerja di perusahaan tersebut, dan berkas ini bukan hanya disimpan tetapi bisa digunakan kembali apabila dibutuhkan dalam hal trtentu, seperti pengambilan tunjangan kerja, perpanjang kontrak, atau alesan lainnya yang memerlukan berkas kepegawaian tersebut dan bisa djadikan sebagai bukti hukum.

Arsip Inaktif yaitu Arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari, jadi maksudnya arsip ini tidak dipergunakan untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan yang sedang berlangsung di unit kerja, dan digunakan untuk kepentinan referensi, pengambilan keputusan, bukti hukum, dan alesan lainnya.

Contoh Berkas pegawai (karyawan), tetapi arsip ini sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehinnga kegunaanya menjadi inaktif, oleh karena itu arsip ini disimpan dipenyimpanan seperti unit kearsipan atau lainnya, selama masa inaktif arsip ini disimpan karena alesan hukum atau karena kebutuhan rujukan dan lainnya.

Kasus: seorang karyawan telah berhenti atau selesai melaksanakan tugasnya sesuai kontrak kerja yang tekah disepakati, maka berkas kepegawaiannya tidak akan digunakan lagi diperusahaan tersebut, tetapi berkas ini akan disimpan sampai masa simpan habis.

Asip Vital yaitu arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi elangsungan perasional pencipta arsip, tidask dapat diperbaharui dan tidktergantikan apabila rusakatau hilang (bersifat permanen).

Contoh: ijazah, no induk siswa/mahasiswa sertifikat tanah, akte pendirian perusahaan dsb.

Kasus: Seseorang telah dikatakan lulus dari pendidikan SMA dengan mengikuti ujian, maka seseorang itu akan memperoleh ijazah, ijazah ini akan berlaku seumur hidup, apabila ijazah ini rusak atau hilang baik sengaja maupun tidak sengaja maka arsip ini tidak aka dibuat kembali meskipun seluruh datanya tersedia, tetapi hanya akan diberi arsip berupa kertas keterangan.

Arsip Terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan denga keberadaannya dari kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhannya, keamanannya, dan keselamatannya.

Contoh: teks proklamasi, Bendera merah putih, dokumen kesejarahaan, rahasia Bank, dsb.

Kasus: Arsip terjaga ini seperti teks proklamasi, Bendera merah putih yang digunakan dalam pelaksanaan proklamasi pada 17 Agustus 1945, dan bedera pusaka tersebut sekarang masih disimpan di istana merdeka, arsip ini bernilai sejarah karena dipakai satukali disaat mengumumkan kemerdekaan Indonesia. Arsip ini dikatakan tejaga kerena menjadi bukti perjalanan sejarah bangsa ini.

Arsip umum adalah arsip yang tidak termsuk arsip terjaga. Arsip ini bersifat umum berlaku untuk semua orang atau semua orang yang brsangkutan di dalam suatu instansi atau organisasi, arsip ini bisa berjumkah banyak, dan apabila arsip ini rusak atau hilang bisa diganti dengan yang baru.

Contoh: Tata tertib sekolah, peraturan kerja, Undang-undang, dsb.

Kasus: Indonesia memiliki undand-undang sebagai aturan untuk rakyat yang mengatur kehidupan bersama dalam rangka mewujudkan tujuan dan sebagai rakyat wajib mematuhi dan menjalankannya.

Arsip Bernilai tinggi yaitu arsip yang memiliki nilai berharga, baik bernilai keuangan ( kiutansi, bon penjualan, laporan keuangaan, surat pembelian emas, dsb), bernilai sejarah (Dokumen saat proklamasi, Dokume G30SPKI, dsb), bernilai hukum (akte pendirian perusahaan, akta kelahiran, ijazah, dsb), bernilai ilmiah (hasil penelitian, hasil penemuan, dsb), bernilai pendidikan (karya imiah para ahli) dan masih bayak arsip yang bernilai lainnya.

Kasus: Thomas Alva Edison adalah penemu dari Amerika dan merupakan satu dari penemu terbesar sepanjang sejarah. ia banyak mengembangkan banyak peralatan yang dibutuhkan di dunia ini salah satunya benda yang ia temukan adalah bola lampu "Terbitnya Matahari di Malam Hari".Penemuannya tersebut sebagai benda terpenting yang pernah ditemukan dalam sejarah umat manusia. Berkat penemuannya tersebut, manusia dapat beraktivitas pada malam hari selayaknya beraktivtas pada siang hari.