PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN DAN TEKNOLOGI INFORMASI
Penggunaan peralatan perkantoran
merupakan aspek utama dan sebuah tuntunan yang tidak bisa ditawar- tawar lagi
ketika seorang melangkahkan kaki untuk memperoleh suatu pekerjaan. Semua itu
dibutuhkan suatu ketrampilan dan harus punya kemauan untuk meningkatkanp
engetahuan dan ketrampilan dalam mengoperasikan peralatan canggih sebagai alat
bantu kerja, agar mampu bersaing di dunia yang semakin canggih saat ini.
Sejalan dengan berkembangnya teknologi informasi saat ini, baik berdampak
positif maupun negatif, tentunya kita tidak mungkin bisa mengelaknya lagi.
Perkembangan ilmu dan teknologi semakin pesat dan perlatan (mesin) kantor yang
dipergunakan semakin canggih, melaju kearah efisiensi kerja. Maka kita harus
mengantisipasinya secara tepat dan cepat agar diperoleh tenaga terampil yang
optimal sesuai bidangnya masing-masing.
Teknologi perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu “teknologi” yang
berarti ilmu tentang keterampilan dan “kantor” (perkantoran) yang berarti
sebagai tempat berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi).
Pekerjaan kantor (Office Work) berdasarkan artikulasi, administrasi itu
meliputi kegiatan; catat mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik
mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat tekhnis ketatausahaan (clerical
work), (dalam Drs. Soewarno Handayanigrat, 1990: 2).
Di
era globalisasi saat ini, teknologi dalam dunia perkantoran berkembang sangat
pesat, sehingga memberikan pengaruh yang positif bagi ketenagakerjaan, prosedur
kerja, dan hasil kerja dalam dunia perkantoran itu sendiri. Disamping itu, juga
memberikan dampak negatif yang sangat dirasakan oleh sebagian besar masyarakat.
Berikut adalah manfaat-manfaat yang
diperoleh dengan
adanya perkembangan teknologi:
1.
Manfaat terhadap ketenagakerjaan,
yaitu :
a. Peningkatan mutu tenaga kerja
b. Meningkatkan kegairahan dan
kedisiplinan kerja
c. Meningkatkan penghasilan bagi
tenaga kerja
d. Meringankan tenaga dan pikiran
pegawai
2.
Manfaat terhadap prosedur kerja,
yaitu :
a. Mempercepat penyelesaian pekerjaan
b. Menyederhanakan prosedur kerja
atau memperpendek mata rantai penyelesaian pekerjaan
c. Memperlancar pekerjaan
d. Mempermudah penyelesaian
pekerjaan
3.
Manfaat terhadap hasil kerja, yaitu
:
a. Meningkatkan mutu hasil pekerjaan
kantor
b. Mempertinggi jumlah hasil
pekerjaan
c. Memenuhi standar mutu tertentu
d.Memperoleh keseragaman bentuk,
ukuran, dan jenis hasil pekerjaan kantor
Di samping memberikan dampak positif, dengan adanya perkembangan teknologi
perkantoran juga memberikan dampak
negatif yang umumnya sangat dirasakan
terutama yang menyangkut ketenagakerjaan dan penambahan biaya. Dampaknya adalah
sebagai berikut :
1.
Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan berakibat menambah pengangguran
2.
Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat ketrampilan
tertentu.
3.
Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan
pemborosan.
4.
Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya.
5.
Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang
memerlukan biaya.
-
Macam- Macam Mesin Kantor
Mesin-mesin
yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan
dapat diklasifikasikan menurut tenaga pengggerak, cara kerja komponen mesin dan
fungsi mesin.
1.
Tenaga Penggerak
Menurut tenaga
penggeraknya, mesin kantor dibagi menjadi dua, yaitu :
a)
Mesin Manual, merupakan mesin kantor
yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.
b)
Mesin Listrik, merupakan mesin
kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.
2.
Cara Kerja Komponen
Menurut
cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi dua, yaitu :
a)
Mesin Mekanik
Merupakan
mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada waktu
dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yang
digerakkan dengan tenaga listrik.
b)
Mesin Elektronik
Merupakan mesin kantor yang
rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin
ini hanya dapat digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik.
3. Menurut fungsinya, mesin kantor
dibagi menjadi 8 yaitu:
1)
Mesin penghimpun data atau informasi
-
Stapler (hecht machine)
-
Mesin penjilid (binding machine)
2)
Mesin pemisah
-
Asahan pensil (pencil sharpener)
-
Mesin pembuka surat (letter opener)
-
Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine)
-
Mesin pelubang kertas / kartu (punch card machine)
-
Mesin penghancur dokumen (shredder)
3)
Mesin pengolah data
-
Mesin jumlah (adding machine)
-
Mesin hitung (calculating machine)
-
Komputer
4)
Mesin pencatat data atau informasi
-
Mesin dikte (dictating machine)
-
Mesin tik (typewriter)
-
Mesin pencetak perangko (franking machine)
-
Stampel (time dan date stamps)
-
Microfilm
-
Pencatat uang kas (cash register)
-
Mesin penomor (numbering machine)
5)
Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi)
-
Telepon dan interphone
-
Telex
-
Faksimile
-
Modem
-
Radio paging
-
Teleprinter
-
Telefoto
-
Telecopier
-
Handy talky (HT)
6)
Mesin pengganda
-
Mesin fotokopi
-
Mesin stensil (stencil duplicator)
-
Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)
-
Mesin offset
-
Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)
7)
Mengaman dan Pengaman
-
Pengaman data (data safes)
-
Air conditioner (AC)
-
Kipas angin (fan)
-
Tirai udara (air curtain)
8)
Mesin Pengontrol
-
Close circuit television (CCTV)
-
Mesin presensi
.
Teknologi Informasi
Pengertian teknologi Informasi yang mudah
dipahami adalah: “perolehan, pemorosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi
baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat
electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan
komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan
infoemasi mengandalkan pada kertas, artinya semakin banyak informasi semakin
banyak kertas dibutuhkan atau disimpan, sedangkan sekarang, hal itu beralih kepada
“impulses” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih
besar dibandingkan kertas; misalnya sekarang atu disket/floppy dapat memuat
atau diisi sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang. Tidak
dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian
informasi atau tukar menukar informasi antar manusia atau oragnisasi (sering
diistilahkan sebagai “hardcopy”).
Kantor adalah tempat dan proses penanganan
informasi. Dari pengertian ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah
semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi yang berkaitan dengan
bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian teknologi
Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan
penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara
dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing)
dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi,
yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.
- Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat
kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
- Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi
dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas
komponen-komponen yang rumit.
- Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau
gelombang radio.
Peranan Teknologi Informasi
Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi
informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan
kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat
bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.
1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan
Dengan diciptakannya mikro komputer yang
sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan
menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat
dipermudah, cepat, dan cermat.
Ada tiga jenis dasar word processor :
- Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini
sifat penggunaan word processor independen, dan hanya
digunakan untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard , processor,
memory,layar,dan printer.
- Beberapa word processor digunakan secara
bergabung sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan
layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai
pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
- Beberapa micro computer dengan tujuan umum di
mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program).
Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :
- Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan
atau surat, dan sebagainya.
- Menambah kepuasan kerja
- Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)
- Menghemat tenaga
- Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
- Mempermudah memperoleh kembali data yangtersimpan
- Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan
komputer-komputer lainnya.
Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.
- Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur
kerja yang ada
- Memerlukan pelatihan yang memadai
- Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka
layar
- Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.
2. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi dapat diartikan sebagai proses
penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi
merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai
tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-alat
komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal
dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele
artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan.
Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian
informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio.
Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi informasi, maka
telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat
dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat
dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk
tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang
jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah
jumlahnya.
3. Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang
diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat
jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama
Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic
mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari
seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan,
pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara
visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos
elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.
4. Tata laksana Arsip/Filing
Komputer mikro sangat membantu dalam hal
pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula
berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat
disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian
penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan
yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk
kertas.
Pengaruh Teknologi Informasi
Terhadap Perkantoran
Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi
terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu
dipertimbangkan:
1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan
sebagainya)
- Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan
seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta
kehilangan kepuasan kerja.
- Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
- Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih
oleh mesin.
- Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
- Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
- Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang
oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia.
- Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor
kecil sekalipun.
2. Implikasi terhadap karyawan kantor
a. Keuntungan:
- Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
- Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-
mesin.
- Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
- Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
- Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan
elektronik, programmer dan rekayasa software .
- Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
- Lebih sedikit pekerjaan
b. Kerugian:
- Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.
- Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,printer ,
dan sebagainya.
- Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi
dilakukan oleh mesin.
- Implikasi terhadap pemberi kerja.
- Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem
elektronik.
- Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap
penerapan.
- Tidak seluruh software yang tersedia pasti
sepenuhnya memenuhi kebutuhan.
Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat
dperoleh perusahaan atau kantor dengan adanya teknologi perkantoran adalah :
- Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang
dibutuhkan.
- Harga teknologi baru ini relatif murah.
- Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan
data di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing
cabinet .
- Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses,
disimpan, dan dicari secara cepat.
- Produktivitas meningkat secara cepat.
- Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi
peralatan untuk berbagai keperluan.
- Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual
dari kantornya.
Otomatisasi Kantor
Otomatisasi Kantor (Office Automation)
atau OA adalah Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal
dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang
di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk
menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan
demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal
1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk
menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964,
ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter
(MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam
dalam pita magnetik secara otomatis.
Para pengguna OA :
- Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber
daya perusahaan, terutama SDM.
- Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan
mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
- Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan
berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan
mengatur jadwal pertemuan.
- Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk
sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen,
menyimpan dokumen, dll.
Tujuan otomatisasi kantor
Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah
pekerjaan dan memperpendek jarak dan waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan
otomatisasi kantor adalah:
- Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja,
material, waktu dan mesin atau alat-alat kerja.
- Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
- Meningkatkan produksi.
Aplikasi Otomatisasi Kantor
1. Pengolahan Kata (word Processing).
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis
melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang
akan diketik atau dicetak.
contoh: Microsoft Word, Word
Perfect, Open Office, dll
2. Surat Elektronik (electronik mail).
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan
para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan
terminal komputer dan alat penyimpanan.
contoh: yahoo mail, google mail , dll.
3. Voice Mail.
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan
pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi
bentuk audio saat dipanggil.
4. Kalender Elektronik (electronik calendaring)
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat
memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu
dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat
bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat
padat.
5. Konfrensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk
membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara
geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk
pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
6. Konfrensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan
para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut
menyediakan hubungan audio dan video.
7. Konfrensi Komputer
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan
para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan
dipecahkan.
8. Transmisi Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca
dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang
lain. FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada
para anggota tim pemecah masalah secara mudah dan cepat.
9. Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar
materi narasi dan grafik yang tersimpan.
10. Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output
tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan
salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan
aplikasi Otomatisasi Kantor
- Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan
dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
- Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi
tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender
elektronik.
- Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi
oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.
Sistem teknologi informasi adalah serangkaian
proses untuk memperoleh, mengolah dan mnyebarluaskan informasi dalam satu
lingkungan system organisasi. Teknologi imformasi sendiri dewasa ini sangat
dibutuhkan dalam pengelolaan kantor yang modern,bahkan bukan hanya dalam kantor
saja,semua bidang sudah banyak membutuhkan. Ada tiga komponen utama teknoloogi
informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi. Peran
teknologi informasi dalam pekerjaan kantor diantaranya sangat membantu dalam
hal penanganan surat dan pembuatan laporan, komunikasi perkantoran,
pengiriman surat maupun tata laksana arsip/filing. Oleh karena itu
mau tidak mau teknologi informasi pasti berpengaruh terhadap manajemen
perkantoran, setidaknya pengaruh tersebut bisa terlihat secara umum dari aspek
sosial, ekonomi, dan lainnya, serta membawa dampak yabg positifd maupun negatif
terhadap karyawan kantor sendiri. Teknologi imformasi dalam manajemen
perkantoran erat kaitannya dengan otomatisasi kantor, pekerjaan kantor yang
mengalami otomatisasi dengan teknologi informasi diantaranya pengolahan kata (word
processing), surat elektronik (electronik mail), voice mail.,
kalender elektronik (electronik calendaring), konfrensi audio. konfrensi
video, konfrensi komputer, transmisi faximile (facsimile transmission),
dan juga desktop publishing.
