Daftar Istilah & Nama Alat Alat dan
Perlengkapan Kearsipan
A.
pengertian
peralatan kantor
peralatan kantor dapat didefinisikan
sebagai barang-barang yang dapat dalam jangka waktu yang relative lama (leih dari satu tahun) dan mengalami
penyusutan. Peralatan sangat identik dengan benda benda yang besar dan berat
memerlukan perawatan yang khusus serta berharga mahal, namun secara umum harga-harga
peralatan kantor memang mahal.
Setiap kantor memiliki peralatan
kantor yang berbeda disesuaikan dengan jenis usaha masing-masing meskipun ada beberapa
peralatan kantor yang harus mutlak dimiliki oleh perkamtoran. Beberapa contoh peralatan
perkantoran yang harus dimiliki perkantoran diantaranya meja, kursi, lemari
arsip, komputer, mesin printer, mesin tik dan lain-lain, Sedangkan beberapa
peralatan kantor yang tidak mutlak dimiliki tetapi sangat diperlukan diantaranya
mesin fotokopi, scanner dan lain-lain.
Dalam kegiatan Kearsipan, terdapat banyak istilah dan
alat-alat yang digunakan untuk mengarsip. Kebanyakan dari nama tersebut masih asing
bagi orang-orang yang awam tentang dunia kearsipan. Bagi kamu yang sekarang
sedang mengambil jurusan Administrasi Perkantoran, di bawah ini kami berikan
penjelasan tentang istilah dan nama alat-alat kearsipan.
1. Alat sortir
Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang
diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder.
2. Caption
Suatu nama atau nomor yang digunakan untuk
mengidentifikasikan dokumen/arsip untuk tujuan penyimpanan (filing).
3. Cardex
Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan
menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex
terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu index.
4. Duplikasi
Salinan atau tembusan (surat) yang serupa benar (mirip)
dengan arsip aslinya.
5. Filing cabinet
Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6
laci atau lebih.
6. Financial record
Arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah
keuangan.
7. Folder
Map yang tidak dilengkapi dengan daun penutup. Map ini
berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya,
maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan
ke dalam kotak arsip secara vertikal.
8. Guide
Lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan
sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah antara jenis subjek/klasifikasi dalam
penyimpanan arsip.
9. Hanging folder
Folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi
penggantung ini adalah untuk dipasang pada gawang/pengait yang ada di dalam
filing cabinet.
10. Inventory record
Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang
inventaris.
11. Kartu indeks
Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang
disimpan.
12. Map snelhecter
Map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak
mempunyai daun penutup. Arsip yang akan disimpan di dalam map snelhecter
terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
13. Numerator
Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen (cap
nomor).
14. Ordner
Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di
dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner
terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
15. Out slip
Lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap
peminjaman arsip.
16. Out folder
Satu map pengganti untuk ditempatkan di tempat map yang
telah dipinjam.
17. Perforator
Alat untuk melubangi kertas/kartu.
18. Personal record
Arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.
19. Production record
Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.
20. Rotary
Alat semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsipnya
dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga
dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat
ini terbuat dari bahan yang kuat, dari logam atau besi, dan arsip disimpan pada
alat ini secara lateral.
21. Sales record
Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.
22. Standarisasi
Penyesuaian bentuk (ukuran, kualitas) dengan pedoman/standar
yang telah ditetapkan.
Map yang memiliki daun penutup pada setiap sisinya. Daun
penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak
jatuh.
23. Tickler file
Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja
untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil,
seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kaartu lain yang memiliki jatuh tempo.
26. Roll O'Pack
Lemari arsip dengan penggerak mekanik dan index sistem.
Memudahkan dalam penyimpanan, pencarian dan penghematan ruang. Efektif
digunakan untuk perusahaan yang memiliki arsip berjumlah sangat banyak
B. Pengertian Perlengkapan Kantor
Perlengkapan
kantor dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang dibutuhkan untuk melengkapi
peralatan. Perlengkapan kantor identik dengan barang-barang yang berukuran
kecil, cepat habis, sering digunakan, harganya tidak terlalu mahal, dan mudah
diperbaiki jika ada kerusakan. Beberapa contoh perlengkapan kantor diantaranya
kertas, pulpen, pensil, penjepit kertas, tinta printer, map, taplak
meja, kalender, dan lain-lain.
Umumnya, setiap perkantoran hampir mempunyai kesamaan dalam hal kebutuhan terhadap perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor, walaupun bentuknya kecil, namun memiliki fungsi yang sangat penting. Untuk lebih jelasnya, mari kita simak uraian berikut.
Seorang sekretaris akan sangat memerlukan kertas untuk melakukan kegiatan surat-menyurat atau mencetak dokumen-dokumen penting lainnya. Berbagai dokumen yang telah diinput ke dalam komputer tidak akan ada gunanya apabila harus segera dicetak tanpa adanya kertas. Begitu juga dengan ketersediaan tinta printer. Apabila tinta printernya kosong atau habis maka dokumen-dokumen yang siap cetakpun tidak akan jadi dicetak sehingga menyebabkan terbengkalainya tugas-tugas perkantoran.
Begitu juga dengan map, map dapat digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting dalam bentuk kertas, atau pun untuk mengajukan proposal. Seseorang yang mengajukan proposal tanpa dimasukan ke dalam map, akan memberi kesan kurang sopan.
Umumnya, setiap perkantoran hampir mempunyai kesamaan dalam hal kebutuhan terhadap perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor, walaupun bentuknya kecil, namun memiliki fungsi yang sangat penting. Untuk lebih jelasnya, mari kita simak uraian berikut.
Seorang sekretaris akan sangat memerlukan kertas untuk melakukan kegiatan surat-menyurat atau mencetak dokumen-dokumen penting lainnya. Berbagai dokumen yang telah diinput ke dalam komputer tidak akan ada gunanya apabila harus segera dicetak tanpa adanya kertas. Begitu juga dengan ketersediaan tinta printer. Apabila tinta printernya kosong atau habis maka dokumen-dokumen yang siap cetakpun tidak akan jadi dicetak sehingga menyebabkan terbengkalainya tugas-tugas perkantoran.
Begitu juga dengan map, map dapat digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting dalam bentuk kertas, atau pun untuk mengajukan proposal. Seseorang yang mengajukan proposal tanpa dimasukan ke dalam map, akan memberi kesan kurang sopan.
Begitu
juga dengan pengarsipan, meskipun sudah ada komputer yang dapat digunakan untuk
menyimpan data-data penting, namun kebutuhan dokumen dalam bukti fisik seperti
surat-surat perjanjian yang ditandatangai dan bermaterai tentunya tidak bisa
diarsip dalam bentuk elektronik.
Agar
surat-surat tersebut awet dan aman, maka akan sangat baik jika sebelum disimpan
ke dalam lemari arsip ada baiknya dimasukkan terlebih dahulu ke dalam map.
Penyimpanan surat-surat ke dalam map juga bertujuan untuk merapikan susunan
berbagai dokumen penting agar tidak berceceran.
1.
Kertas
Kertas adalah bahan yang tipis dan rata, yang dihasilkan
dengan kompresi serat yang berasal daripulp. Serat yang digunakan biasanya adalah alami, dan
mengandung selulosa dan hemiselulosa.
Kertas dikenal sebagai media utama untuk menulis,
mencetak serta melukis dan banyak kegunaan lain yang dapat dilakukan dengan
kertas misalnya kertas pembersih (tissue) yang digunakan untuk hidangan,
kebersihan ataupun toilet.
Beragam
jenis kertas dapat digunakan untuk fungsi yang berbeda baik sebagai bahan dasar
pembuatan produk fungsional seperti; bungkus kado, buku tulis,
tas kertas, poster, atau sebagai bahan-bahan dasar pembuatan produk kriya,
bahkan media artistik dapat dimanfaatkan sebagai bahan
pembuatan karya seni atau material patung. Berkreasi dengan kertas sungguh
merupakan pengalaman yang menarik.
2.
Pencil
Pencil
merupakan alat tulis yang paling diketahui oleh setiap orang yang sudah bisa
menulis. Karena sejak awal kita belajar menulis, pencillah alat tulis yang
paling pertama diperkenalkan kepada kita. Alasan fleksibelnya (mudah digunakan
dan dihapus) menjadikan pencil sebagai pilihan pertama.
3.
Pulpen
Pulpen (dari bahasa Belanda: vulpen) adalah alat tulis berupa mata pena berujung
tajam yang dilengkapi pegangan berisi kantong tinta yang
bisa diisi kembali. Tinta berbasis air diisi melalui mata pena dengan mekanisme
penyedot yang memasukkan tinta dari botol tinta ke dalam kamar tinta. Berbeda
dengan bolpen, pulpen tidak perlu ditekan ketika
menulis. Tinta mengalir dari kamar tinta ke mata pena dengan bantuan kapilaritas dan gravitasi.
4. Penjepit
kertas
Penjepit
kertas atau klip adalah alat untuk menyatukan dua lembar kertas atau lebih
berdasarkan prinsip tekanan. Kertas yang dijepit dengan klip bisa mudah dilepas
lagi. Penggunaan klip lebih praktis dari pada menggunaka lem atau stapler.
Klip
biasanya berupa kawat yang dibengkokkan menjadi bentuk-bentuk seperti segitiga,
oval atau seperti kupu-kupu. bahan yang biasa digunakan adalah logam tapi
kadang-kadang ada juga yang terbuat dari plastik
Kegunaan :
Di
tangan orang yang ahli, klip yang dibengkokkan bisa digunakan sebagai pembobol
kunci. Klip juga merupakan alat yang berguna bagi pengguna komputer pribadi dan Macintosh. Laci CD-ROM dan diskdrive yang
tidak mau terbuka bisa dipancing dengan klip. Pengguna komputer
genggamPalm juga
dianjurkan untuk menggunakan klip sewaktu perlu melakukan
5.
Tinta printer
Jenis
tinta yang digunakan untuk mesin printer. Tinta printer ada berbagai macam
warna. Dan yang paling umum adalah warna hitam, kuning, merah dan biru.
jenis-jenis
tinta printer yang digunakan, mulai dari biasa, anti air atau
yang lainnya. Tinta Printer ini ada beberapa macam yang mempunyai hasil dan
kualitas yang berbeda juga.
6.
Stop Map
Stopmap juga biasa disebut dengan sebutan Map saja
atau folder dalam bahasa inggris. Stopmap adalah kertas tempat menyimpan atau
menaruh suatu dokumen yang sudah di spesifikasikan. Sehingga saat dokumen itu
diperlukan, file yang terdiri dari beberapa kertas
kecil atau pun besar tidak hilang tercecer. Dan stopmap adalag alat yang sangat
membantu mengorganisir kertas dokumen.
Stopmap dapat dibuat dari plastik atau kertas. Bila
menggunakan kertas biasa menggunakan bahan kertas manila atau kertas BC, kertas
ivory, kertas buffalo dan jenis kertas lainnya. namun yang pelu diperhatikan
adalah berbahan kertas yang lebih kaku. Sebuah desain stopmap tidak ada ciri atau
kesan yang baku. Semuanya tergantung pada perusaahan dan masalah selera saja.
Biasanya Stopmap dapat dicetak dengan teknik fullcolor maupun teknik cetak satu warna dan kombinasihotprint dan emboss.
Stop map berfungsi untuk menyimpan dokumen atau arsip perusahaan.
Stop map juga memiliki kegunaan untuk menampilakan identitas brand atau
corporate identity perusahaan dan menciptakan remiding ke bebnak konsumen.
7.
Kalender,
adalah
sebuah sistem untuk memberi nama pada sebuah periode waktu (seperti hari sebagai
contohnya). Nama-nama ini dikenal sebagai tanggal
kalender. Tanggal ini bisa didasarkan dari gerakan-gerakan benda
angkasa seperti matahari dan bulan. Kalender juga dapat mengacu kepada
alat yang mengilustrasikan sistem tersebut (sebagai contoh, sebuah kalender
dinding).
8.
Penggaris
Penggaris adalah
sebuah alat pengukur dan alat bantu
gambar untuk menggambar garis lurus. Terdapat berbagai macam penggaris, dari
mulai yang lurus sampai yang berbentuk segitiga (biasanya segitiga siku-siku
sama kaki dan segitiga siku-siku 30°–60°). Penggaris dapat terbuat dariplastik, logam,
berbentuk pita dan sebagainya. Juga terdapat penggaris yang dapat dilipat.
9.
Stapler
Stapler atau pengokot (bahasa Inggris: stapler) adalah
alat untuk menyatukan sejumlah kertasdengan cara memasukkan kokot (staple)
berbentuk huruf "U" yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang
kedua ujung kokot melebihi tebal kertas.
Di
Indonesia, stapler bisa dijumpai di mana-mana, di kantor, sekolah, kios fotokopi, rumah tangga, hingga di rumah makan dan penjual makanan. Stapler begitu populer hingga
memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat
ini, seperti: jekrekan, jepretan, atau cekrekan. Stapler sering digunakan di
Indonesia untuk membungkus makanan. Plastik dilipat agar isi tidak keluar dan
diselesaikan dengan jepitan stapler.
10.
Gunting Gunting ialah alat yang digunakan untuk memotong yang tipis
seperti:
·
kertas
·
plastik tipis
·
makanan
·
pakaian
·
tali
·
kabel.
Gunting lebuh baik dari pisau untuk nenerapa penggunaan
seperti memotong artikel Koran maupun gambar, uga bisa digunakan memotong
rambut, gunting memiliki dua sisis yang rajam.
11. Amplop
adalah sebuah bungkus dari surat atau benda yang dikirimkan per pos.
Sebuah amplop biasanya terbuat dari kertas yang dipotong berbentuk belah ketupatdan dilipat sedemikian rupa.
Di muka amplop pada
sebelah kanan bawah nama dam alamat penerima kiriman pos ini ditulis sementara
biasanya di sebelah kanan atas atau di sebelah belakang nama dan alamat
pengirim ditulis. Sebuah amplop bisa langsung ditutup karena biasanya memiliki
perekat.
Amplop terdapat dalam
berbagai jenis dan ukuran. Beberapa jenis amplop memiliki jendela (tembus
pandang) sehingga nama dan alamat penerima bisa ditulis dalam surat sendiri.
12. Lem
Lem adalah bahan lengket (biasanya cairan) yang dapat merekatkan 2 benda atau
lebih. Lem bisa dibuat dari bagian tumbuhan atau hewan,
maupun bahan kimia dari minyak.
Lem pertama mungkin
adalah cairan alami yang berasal dari pohon saat ditebang. Kemudian orang belajar
membuat lem dengan merebus kaki, tulang, ataupuntulang rawan binatang. Beberapa lem yang kuat
pertama kali dibuat dari tulang ikan, karet,
atau susu.
Lem sederhana dapat
dibuat di rumah dengan mencampur tepung terigu dan air. Lem ini akan merekatkan
potongan-potongan kertas bersama. Banyak seni yang dapat dibuat menggunakan lem. Kliping adalah karya seni yang dibuat dengan
menggunakan lem untuk merekatkan benda-benda berwarna ke kertas.
Beberapa lem dapat
dibuat untuk menahan air masuk perahu, bangunan, ataukendaraan. Dalam kasus ini, lem bisa
disebut ca(u)lk. Beberapa
bahan buatan manusia, seperti bahan seperti kayu, dibuat menggunakan lem untuk
merekatkan potongan-potongan kecil bahan ataububuk.
13. Selotip
Scoth tape atau selotip transparan merupakan alat bantu untuk merekatkan kertas yang sobek atau untuk membundel hasil fotokopian. Selain itu, dalam dunia sains selotip transparan juga bisa digunakan untuk alat pengoreksi bentuk mata dan dapat dimanfaatkan untuk menghasilkan sinar-X.
Scoth tape atau selotip transparan merupakan alat bantu untuk merekatkan kertas yang sobek atau untuk membundel hasil fotokopian. Selain itu, dalam dunia sains selotip transparan juga bisa digunakan untuk alat pengoreksi bentuk mata dan dapat dimanfaatkan untuk menghasilkan sinar-X.
Keberadaan selotip merupakan karya kreatif seorang penemu
asal negeri Paman Sam Amerika Serikat, pada 1925. Richard Gurley Drew lahir 22
Juni 1899 di St. Paul, Minnesota. Semenjak kecil dan dewasa, ia tinggal di kota
kelahirannya. Pria lulusan Universitas Minnesota ini memiliki bakat yang luar
biasa dalam bidang penemuan, salah satunya melalui penemuan selotip.
14.
Tipe-X
Adalah
sebuah alat yang digunakan untuk menghapus rulisan yang berupa cairan
15. Penghapus
Penghapus
kenyal seperti karet,
dan seringkali bewarna putih atau hitam (walaupun ditemukan juga coklat atau
merah jambu untuk memperindah penampilan sesuai pemanfaatan teknologi).
Terdapat pensil yang dilengkapi dengan penghapus di ujungnya. Penghapus mahal
mungkin mempunyai bahan vinyl atau plastik sebagai
tambahan kepada karet.
Penghapus juga
merujuk kepada penghapus pada papan tulis seperti
papan hitam atau papan putih. Penghapus papan hitam tradisional merupakan blok
kayu berbentuk persegi panjang yang dibuat dari kain berbahan wol.
16. Dan Lain-lain
Beberapa peralatan yang telah disebutkan diatas merupakan standar minimal yang ada ketika ingin membeli perlengkapan kantor, untuk lebih lengkapnya silahkan melihat gambar dibawah ini.
16. Dan Lain-lain
Beberapa peralatan yang telah disebutkan diatas merupakan standar minimal yang ada ketika ingin membeli perlengkapan kantor, untuk lebih lengkapnya silahkan melihat gambar dibawah ini.
Terimakasih artikelnya bagus dan menarik bagi saya yang sedang memulai usaha dalam pembuatan office ornament seperti Pot bunga stainless dan
BalasHapusTempat sampah stainless
Terimakasih artikelnya bagus sekali dan bermanfaat bagi ummat manusia, terutama saya.
BalasHapusPerkenalkan kami dari CSA yang sedang merintis usaha yang bergerak dalam bidang pembuatan dan penjualan alat hotel dan perkantoran seperti:
Trolley Hotel
Trolley restaurant
Trolley barang
Pot Bunga Stainless Elegant
Tempat Sampah Stainless
Tempat Sampah Fiber
Makasih sudah berbagi artikelnya, kebetulan kami baru bergerak di bidang perkantoran... hehehehe
BalasHapusmakasih info lengkap tentang perlengkapan perkantorannya!
BalasHapuskeren bagus terima kasih ya kaa
BalasHapusterima kasih atas artikelnya
BalasHapusterima kasih atas artikelnya
BalasHapusApa Benar Main Game Bisa Menghasilkan Uang?
BalasHapusTembak Ikan bisa dapat uang?
Hanya di VAZBET Tembak Ikan Online yang bisa !
>> Bonus New Member <<
- Depo 100rb dapat bonus 20%
- Depo 50rb dapat bonus 10%
- Bonus Next Deposit 5%
- Bonus Cashback 10%/Minggu
Contact Vazbet :
- PIN BBM : DD74212A
- WhatsApp : +855977916911
- Line : Vazbet88
- FB : @Vazbet88
- WeChat : @Vazbet
Komentar ini telah dihapus oleh pengarang.
BalasHapusmakasih banyak informasinya...bermanfaat banget buat kami anak AP
BalasHapusJika butuh meja kantor dan kursi kantor untuk mendukung kegiatan perkantoran bisa menghubungi Mitrakantor.com
BalasHapusTerima kasih atas artikelnya sangat membantu banget 👍 terutama saya anak ak
BalasHapusTerima kasih atas materai yang cukup membantu
BalasHapuskomputernya mana woi
BalasHapusNah bagi kalian yg butuhperalatan rumah bisa kunjungi toko homdec store :) harga murah dan terjangkau...
BalasHapusmeja ngaji
meja belajar
hiasan dinding
rak sepatu
tumblr
jemuran portable
dekorasi rumah