PENGETRIAN ARSIP
Arsip adalah
suatu tanda bukti dokumen, atau warkat yang brtalia dengan bukti keteranga
suatu keluarga, perusahan, masyarakat, atau bangsa.
Kearsipan
adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip dinas maupun
arsip pribadi, dari mulai penerimaan, prencatatan, pengiriman, penyingkiran
maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :
1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan
Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan
atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
MACAM – MACAM ARSIP
Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih
digunakan secarsa langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan atau
penyerlengaraan administrasi perkantoran, arsipini biasanya sering digunakan,
sring dilihat dan dikonsumsi, arsip ini tidak bersifat permanen.
Contoh: Jadwal pelajaran, jadwal kerja,
data kehadiran dsb.
Kasus: Yang menggambarkan adanya arsip
dinamis salah satunya data kehadiran, misalnya disebuah instansi perkantoran
memiliki bebersapa prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan dalam
mencapai tujuannya, salah atu prosedur tersebut adalah data kehadiran, dimana
setiap orang yang berkerja di perusahaan tersebut, baik dari tingkat atas (
atasan) sampai tingklat awah ( kayawan) diwajibkan untuk selalu hadir disetiap
jadwalnya masing-masing, dan untuk mengetaui kehadiran tersebut dilakukan dengan cara pengabsenan.
Arsip Statis yaitu arsip yang
dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahaan, telah
habis retensinya, dan keterangan dipermanenkan yang telah diverifikasi secara
langsung maupun tidak langsung oleh arsip nasional RI dan atau lembaga
kearsipan. Biasanya arsip ini jarang digunakan secara langsung dalam
perncanaan, pelaksanaan dalam kegiatan perkantoran sehari-hari, arsip bersifat jarang digunakan.
Contoh: KTP, kartu keluarga, kartu
pelajar dsb.
Kasus: Seseorang melamar pekerjaan disebuah perusahaan,
dimana dilamaran tersebut dicantumkan KTP sebagai syarat , apabila diterima KTP
ini bertujuan untuk dijadikan pembuktian, dijadikan data karyawan atau alesan
lainnya, setelah itu penggunaan KTP tidak digunakan lagi.
Arsip Aktif yaitu arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan atau terus menerus, arsip ini sering digunakan untuk
kelangsungan pekerjaan kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi
kemasyarakatan karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan dan kegiatan admnistrasi lainnya.
Contoh: Arsi berkas pegawai (karyawan),
data absensi, jadwal pelajaran, jadwal kerja dsb.
Kasus: Disetiap instansi perusahaan,
pasti memiliki berkas setiap pegawainnya baik dari tingkat atas (atasan) sampai
tingkat bawah (karyawan) seperti berkas lamaran kerja, perjanjian kontrak kerja,
data diri, permohonan cuti dsb, berkas itu akan selalu aktif selama pegawai
tersebut masih bekerja di perusahaan tersebut, dan berkas ini bukan hanya
disimpan tetapi bisa digunakan kembali apabila dibutuhkan dalam hal trtentu,
seperti pengambilan tunjangan kerja, perpanjang kontrak, atau alesan lainnya
yang memerlukan berkas kepegawaian tersebut dan bisa djadikan sebagai bukti hukum.
Arsip Inaktif yaitu Arsip yang sudah
jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari, jadi maksudnya
arsip ini tidak dipergunakan untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan yang sedang
berlangsung di unit kerja, dan digunakan untuk kepentinan referensi,
pengambilan keputusan, bukti hukum, dan alesan lainnya.
Contoh Berkas pegawai (karyawan),
tetapi arsip ini sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehinnga
kegunaanya menjadi inaktif, oleh karena itu arsip ini disimpan dipenyimpanan
seperti unit kearsipan atau lainnya, selama masa inaktif arsip ini disimpan
karena alesan hukum atau karena kebutuhan rujukan dan lainnya.
Kasus: seorang karyawan telah berhenti
atau selesai melaksanakan tugasnya sesuai kontrak kerja yang tekah disepakati,
maka berkas kepegawaiannya tidak akan digunakan lagi diperusahaan tersebut, tetapi
berkas ini akan disimpan sampai masa simpan habis.
Asip Vital yaitu arsip yang
keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi elangsungan perasional pencipta
arsip, tidask dapat diperbaharui dan tidktergantikan apabila rusakatau hilang (bersifat
permanen).
Contoh: ijazah, no induk
siswa/mahasiswa sertifikat tanah, akte pendirian perusahaan dsb.
Kasus: Seseorang telah dikatakan lulus
dari pendidikan SMA dengan mengikuti ujian, maka seseorang itu akan memperoleh
ijazah, ijazah ini akan berlaku seumur hidup, apabila ijazah ini rusak atau
hilang baik sengaja maupun tidak sengaja maka arsip ini tidak aka dibuat
kembali meskipun seluruh datanya tersedia, tetapi hanya akan diberi arsip
berupa kertas keterangan.
Arsip Terjaga adalah arsip Negara yang
berkaitan denga keberadaannya dari kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang
harus dijaga keutuhannya, keamanannya, dan keselamatannya.
Contoh: teks proklamasi, Bendera merah
putih, dokumen kesejarahaan, rahasia Bank, dsb.
Kasus: Arsip terjaga ini seperti teks
proklamasi, Bendera merah putih yang digunakan dalam pelaksanaan proklamasi
pada 17 Agustus 1945, dan bedera pusaka tersebut sekarang masih disimpan di
istana merdeka, arsip ini bernilai sejarah karena dipakai satukali disaat
mengumumkan kemerdekaan Indonesia. Arsip ini dikatakan tejaga kerena menjadi bukti
perjalanan sejarah bangsa ini.
Arsip umum adalah arsip yang tidak termsuk
arsip terjaga. Arsip ini bersifat umum berlaku untuk semua orang atau semua
orang yang brsangkutan di dalam suatu instansi atau organisasi, arsip ini bisa
berjumkah banyak, dan apabila arsip ini rusak atau hilang bisa diganti dengan
yang baru.
Contoh: Tata tertib sekolah, peraturan
kerja, Undang-undang, dsb.
Kasus: Indonesia memiliki undand-undang
sebagai aturan untuk rakyat yang mengatur kehidupan bersama dalam rangka
mewujudkan tujuan dan sebagai rakyat wajib mematuhi dan menjalankannya.
Arsip Bernilai tinggi yaitu arsip yang
memiliki nilai berharga, baik bernilai keuangan ( kiutansi, bon penjualan,
laporan keuangaan, surat pembelian emas, dsb), bernilai sejarah (Dokumen saat
proklamasi, Dokume G30SPKI, dsb), bernilai hukum (akte pendirian perusahaan,
akta kelahiran, ijazah, dsb), bernilai ilmiah (hasil penelitian, hasil penemuan,
dsb), bernilai pendidikan (karya imiah para ahli) dan masih bayak arsip yang
bernilai lainnya.
Kasus: Thomas Alva Edison
adalah penemu dari Amerika dan merupakan satu dari penemu terbesar sepanjang
sejarah. ia banyak mengembangkan banyak peralatan yang dibutuhkan di dunia ini
salah satunya benda yang ia temukan adalah bola lampu "Terbitnya Matahari
di Malam Hari".Penemuannya tersebut sebagai benda terpenting yang pernah
ditemukan dalam sejarah umat manusia. Berkat penemuannya tersebut, manusia
dapat beraktivitas pada malam hari selayaknya beraktivtas pada siang hari.