Sabtu, 30 Januari 2016

Perlengkapan Dan Alat Kantor Yang Ada Di Dinas Pendidikan

DINAS KEPENDUDUKAN SUMEDANG




Kota Sumedang dengan julukan sebagai “kota leutik camperenik” menjadi kebanggan masyarakat Sumedang. Sebagai kota kecil dengan kesegaran udara dan kenyamanannya dengan Visi dan Misi Pemerintah Daerah  Kabupaten Sumedang 2013-2018 “SUMEDANG SENYUM MANIS”, yakni sumedang yang Sejahtera, Nyunda, Maju, Mandiri dan Agamis. Konsekuensi dari Sejahtera, Nyunda, Maju, Mandiri dan Agamis tersebut otomatis mengundang warga pendatang untuk tinggal di Kab. Sumedang, karena Kota yang Sejahtera-Nyunda-Maju-Mandiri dan Agamis merupakan dambaan setiap warga kota sumedang.
Pertambahan penduduk begitu cepat terjadi di Kab. Sumedang, karena selain pertambahan penduduk warga Sumedang sendiri, juga ditambah dengan pendatang yang tertarik dengan Sumedang Sejahtera-Nyunda-Maju-Mandiri dan Agamis tadi. Dalam mewujudkan ketertiban di segala bidang, Pemerintah Daerah Kab. Sumedang sedang melaksanakan Tertib Administrasi Kependudukan, Kegiatan Tertib Administrasi Kependudukan dimulai dengan Pemutakhiran Data Penduduk/Coklit pada tahun 2010, Pencetakan Nomor Induk Kependudukan pada tahun 2011 dan perakaman/enrolment e-KTP tahun 2012 sampai sekarang.
Administrasi Kependudukan sebagai sebuah sistem, merupakan bagian yang tak terpisahkan dari administrasi pemerintahan dan administrasi negara dalam rangka pemberian perlindungan terhadap hak-hak individu penduduk, melalui pelayanan publik dalam bentuk penerbitan dokumen kependudukan, berupa Nomor Induk Kependudukan (NIK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK) dan Akta Catatan Sipil guna menjamin kepastian hukum dan perlindungan terhadap individu penduduk dalam upaya mewujudkan kesejahteraan.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sumedang adalah unsur pelaksana teknis Pemerintah Daerah yang bertanggung jawab kepada Bupati dalam melaksanakan tugas-tugas desentralisasi di bidang kependudukan, pencatatan sipil dan transmigrasi. Dasar Hukum keberadaan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sumedang adalah :
1.    UU No. 23 Tahun 2006 jo UU No. 24 Tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan;
2.    PP 37 tahun 2007 pasal 13 tentangpelaksanaan UU No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan;
3.    Peraturan Daerah Kab. Sumedang  No. 1 Tahun 2009 tentang Administrasi Kependudukan;
4.    Peraturan Bupati Kab. Sumedang No. 30 Tanun 2013 tentang Administrasi Kependudukan;
5.    Peraturan Daerah Kab. Sumedang Nomor 8 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah Kab. Sumedang;
6.    Peraturan Daerah Kab. Sumedang Nomor 2 Tahun 2010 tentang perubahan atas Peraturan Daerah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah Kab. Sumedang.

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Sumedang adalah Struktur Organisasi Perangkat Daerah (SOPD) yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kab. Sumedang Nomor 2 Tahun 2010 tentang pembentukan Organisasi Perangkat Daerah Kab. Sumedang. Program pembangunan Kependudukan diarahkan pada terselenggaranya administrasi kependudukan yang terpadu dan tertib dimulai dengan terselenggaranya registrasi kependudukan. Registrasi ini ditujukan untuk mendapatkan data/informasi perkembangan kependudukan yang akurat, mudah diakses sehingga dapat digunakan sebagi acuan perumusan kebijakan dan program pembangunan. Kondisi saat ini penduduk sebagai subyek dan obyek pembangunan, belum terdata dengan baik.


Perlengkapan  dan peralatan yang ada di kantor ini diantanya sebagai berikut:

Perlengkapan Kantor
Perlengkapan kantor dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang dibutuhkan untuk melengkapi peralatan. Perlengkapan kantor identik dengan barang-barang yang berukuran kecil, cepat habis, sering digunakan, harganya tidak terlalu mahal, dan mudah diperbaiki jika ada kerusakan. Beberapa contoh perlengkapan kantor diantaranya kertas, pulpen, pensil, penjepit kertas, tinta printer, map, taplak meja, kalender, dan lain-lain.

a. Kertas
Kertas merupakan salah satu perlengkapan yang dibutuhkan untuk menulis, mencetak maupun menggambar. Kertas yang umum digunakan untuk perlengkapan kantor ini biasanya jenis HVS ukuran A4 dan F4/folio dengan ketebalan mulai dari 700- 100 gram

b. Pensil


 Pensil merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dapat digunakan sebagai sarana menulis maupun menggambar untuk mengungkapkan beberapa ide atau pun gagasan diatas kertas. Pensil sering dipakai dalam perancangan yang sifatnya masih sementara. Ada banyak jenis dan ukuran pensil yang sering dipakai adalah yang berukuran HB dan 2B, perbedaan ukuran ini terletak pada pekat- tidaknya goresan yang dihasilkan. 




c. Pulpen
Pulpen adalah peralatan yang sering digunakan untuk menulis diatas kertas sama seperti pensil. Ada bebrapa jenis dari pulpen seperti pulpen fountain, pulpen ballpoint, pulpen gel, pulpen rollerball dan pulpen Hi- Tecpoint.

d. Tip-x

Pulpen adalah peralatan yang sering digunakan untuk menulis diatas kertas sama seperti pensil. Ada bebrapa jenis dari pulpen seperti pulpen fountain, pulpen ballpoint, pulpen gel, pulpen rollerball dan pulpen Hi- Tecpoint.

e. Penjepit Kertas


Penjepit kertas atau sering disebut paper –clip adalah perlengkapan kantor yang berguna untuk menyatukan lembaran kertas untuk jangka waktu sementara.

f, Tinta printer



Ada banyak jenis tinta printer yang bisa digunakan untuk mencetak berbagai keperluan kantor. Secara umum tinta printer memiliki 4 warna primer sesuai standar cetak, yakni Cyan, Magenta, Yelow dan Key/Black (CMYK).

 g. Flashdisk


  
Alat – alat ini berfungsi untuk penyimpanan data-data digital selain di komputer. Selain untuk media penyimpanan juga berfungsi untuk memindahkan data-data digital dari komputer satu dengan komputer lainnya. 
n;margin-bottom:.0001pt;text-align: justify;line-height:normal'> 

 g. Stop Map



  
Stomap merupakan salah satu perlengkapan kantor yang digunakan utuk menyimpan kertas atau pun dokumen agar tidak terlipat. Stopmap juga sering disebut dengan Map atau folder juga bisa digunakan untuk mengklasifikasikan setiap dokumen berdasarkan kategori yang berbeda. Setopmap biasanya terbuat dari plastik atau kertas tebal yang juga bisa digunakan untuk cover sebuah dokumen.

h. Stempel

Merupakan perlengkapan kantor yang digunakan sebagai alat pengesahan pada berbagai transaksi dan korespondensi perusahaan. Stempel ini mempunyai peranan penting yaitu untuk menunjukan atau mewakili identitas perusahaan, sebagai alat penguat keputusan pimpinan perusahaan dan juga sebagai bentuk pertanggungjawaban.
Setopmap biasanya terbuat dari plastik atau kertas tebal yang juga bisa digunakan untuk cover sebuah dokumen.

i. Stepler




Stapler adalah alat untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukan isi stapler. Stapler memililki banyak ukuran dan cara penggunaannya.

j. Gunting

Alat ini bisa digunakan untuk memotong bahan yang tipis seperti kertas,plastik tipis, tali, kain atau yang lainnya.

s tebal yang juga bisa digunakan untuk cover sebuah dokumen.


k. Perforator
Alat yang digunakan untuk melubangi suatu kertas atau dokumen, biasanya alat ini digunakan untuk melubangi  suatu dokumen sebelum dokumen tersebut diarsipkan atau dismpan.

l. Perekat

Perekat merupakan alat  yang digunakan untuk perekat kertas, bisa berupa lem atau solatip.


Peralatan Kantor
Peralatan kantor merupakan berbagai barang yang dapat digunakan dalam jangka waktu lama dan diletakan dalam area khusus untuk menunjang jalannya perusahaan

Berikut adalah beberapa peralatan kantor  yang umum digunakan : 

a. Komputer



Komputer merupakan salah satu peralatan kantor yang saat ini dibilang penting untuk dimiliki, selain digunakan untuk pengetikan, mengolah data, pengarsipan, dan membuat design. Komputer juga bisa digunakan untuk sarana promosi.

b. Printer
Printer merupakan peralatan kantor yang dapat digunakan untuk mencetak berbagai dokumen atau beberapa hasil pekerjaan yang dibuat dengan menggunakan komputer. 

c. Scanner

Scanner merupakan sebuah peralatan kantor yang digunakan untuk merubah dokumen fisik ke dalam data komputer. Adapun dokumen fisik ini bisa berupa gambar, foto ataupun bentuk teks di atas kertas. Secara umum scanner ini bisa berguna untuk sarana pengarsipan dalam bentuk digital. 

d. Mesin Fotocopy




Mesin Fotocopy adalah peralatan kantor berupa mesin yang berfungsi untuk menduplikasikan sebuah dokumen dan gambar visual dengan sangat cepat, mudah, dan juga murah. Bagi perusahaan besar, mesin fotocopy sangat penting untuk menduplikat berbagai dokumen

e. Lemari arsip




Lemari arsip merupakan peralatan kantor yang berfungsi untuk menyimpan berbagai arsip kantor seperti surat penting, surat masuk dan keluar, nota kwitansi dan berbagai dokumen lainnya.

f. Rak Arsip




Rak arsip merupakan peralatan kantor yang pada dasarnya memiliki fungsi yang sama dengan lemari arsip, perbedaannya jika lemari arsip memiliki pintu. Rak arsip bisa digunakan untuk menyimpan arsip yang disusun secara menyamping. Dan masih banyak juga yang lainnya.




Sabtu, 09 Januari 2016

PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN DAN TEKNOLOGI INFORMASI

PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN DAN TEKNOLOGI INFORMASI
 

Penggunaan peralatan perkantoran merupakan aspek utama dan sebuah tuntunan yang tidak bisa ditawar- tawar lagi ketika seorang melangkahkan kaki untuk memperoleh suatu pekerjaan. Semua itu dibutuhkan suatu ketrampilan dan harus punya kemauan untuk meningkatkanp engetahuan dan ketrampilan dalam mengoperasikan peralatan canggih sebagai alat bantu kerja, agar mampu bersaing di dunia yang semakin canggih saat ini.

       Sejalan dengan berkembangnya teknologi informasi saat ini, baik berdampak positif maupun negatif, tentunya kita tidak mungkin bisa mengelaknya lagi. Perkembangan ilmu dan teknologi semakin pesat dan perlatan (mesin) kantor yang dipergunakan semakin canggih, melaju kearah efisiensi kerja. Maka kita harus mengantisipasinya secara tepat dan cepat agar diperoleh tenaga terampil yang optimal sesuai bidangnya masing-masing.

Teknologi perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu “teknologi” yang berarti ilmu tentang keterampilan dan “kantor” (perkantoran) yang berarti sebagai tempat berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi). Pekerjaan kantor (Office Work) berdasarkan artikulasi, administrasi itu meliputi kegiatan; catat mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat tekhnis ketatausahaan (clerical work), (dalam Drs. Soewarno Handayanigrat, 1990: 2).





            Di era globalisasi saat ini, teknologi dalam dunia perkantoran berkembang sangat pesat, sehingga memberikan pengaruh yang positif bagi ketenagakerjaan, prosedur kerja, dan hasil kerja dalam dunia perkantoran itu sendiri. Disamping itu, juga memberikan dampak negatif yang sangat dirasakan oleh sebagian besar masyarakat.

            Berikut adalah manfaat-manfaat yang diperoleh dengan adanya perkembangan teknologi:

1.      Manfaat terhadap ketenagakerjaan, yaitu :

a. Peningkatan mutu tenaga kerja

b. Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja

c. Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja

d. Meringankan tenaga dan pikiran pegawai

2.      Manfaat terhadap prosedur kerja, yaitu :

a.  Mempercepat penyelesaian pekerjaan

b. Menyederhanakan prosedur kerja atau memperpendek mata rantai penyelesaian pekerjaan

c. Memperlancar pekerjaan

d. Mempermudah penyelesaian pekerjaan

3.      Manfaat terhadap hasil kerja, yaitu :

a. Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor

b. Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan

c. Memenuhi standar mutu tertentu

d.Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran, dan jenis hasil pekerjaan kantor

     

         Di samping memberikan dampak positif, dengan adanya perkembangan teknologi perkantoran juga  memberikan dampak negatif yang  umumnya sangat dirasakan terutama yang menyangkut ketenagakerjaan dan penambahan biaya. Dampaknya adalah sebagai berikut :

1. Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan berakibat menambah pengangguran

2. Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat ketrampilan tertentu.

3. Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan.

4. Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya.

5. Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.



  •         Macam- Macam Mesin Kantor



Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga pengggerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin.

1.       Tenaga Penggerak

Menurut  tenaga penggeraknya, mesin kantor dibagi menjadi dua, yaitu :

a)      Mesin Manual, merupakan mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.

b)      Mesin Listrik, merupakan mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.

2.       Cara Kerja Komponen

Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi dua,  yaitu : 

a)      Mesin Mekanik 

Merupakan mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yang digerakkan dengan tenaga listrik.

b)      Mesin Elektronik

Merupakan mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan  menggunakan tenaga listrik.

3. Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi 8 yaitu:

1)      Mesin penghimpun data atau informasi

- Stapler (hecht machine)

- Mesin penjilid (binding machine)

2)      Mesin pemisah

- Asahan pensil (pencil sharpener)

- Mesin pembuka surat (letter opener)

- Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine)

- Mesin pelubang kertas / kartu (punch card machine)

- Mesin penghancur dokumen (shredder)

3)      Mesin pengolah data

- Mesin jumlah (adding machine)

- Mesin hitung (calculating machine)

- Komputer

4)      Mesin pencatat data atau informasi

- Mesin dikte (dictating machine)

- Mesin tik (typewriter)

- Mesin pencetak perangko (franking machine)

- Stampel (time dan date stamps)

- Microfilm

- Pencatat uang kas (cash register)

- Mesin penomor (numbering machine)

5)      Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi)

- Telepon dan interphone

- Telex

- Faksimile

- Modem

- Radio paging

- Teleprinter

- Telefoto

- Telecopier

- Handy talky (HT)

6)      Mesin pengganda

- Mesin fotokopi

- Mesin stensil (stencil duplicator)

- Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)

- Mesin offset

- Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)

7)      Mengaman dan Pengaman

- Pengaman data (data safes)

- Air conditioner (AC)

- Kipas angin (fan)

- Tirai udara (air curtain)

8)      Mesin Pengontrol

- Close circuit television (CCTV)

- Mesin presensi









.

Teknologi Informasi


Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemorosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.

Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan infoemasi mengandalkan pada kertas, artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan, sedangkan sekarang, hal itu beralih kepada “impulses” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya sekarang atu disket/floppy dapat memuat atau diisi  sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang. Tidak dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau tukar menukar informasi antar manusia atau oragnisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”).

Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.

Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.

  1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
  2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.
  3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.

Peranan Teknologi Informasi


Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.

1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan

Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah,  cepat, dan cermat.

Ada tiga jenis dasar word processor :

  • Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard , processor, memory,layar,dan printer.
  • Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
  • Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program).

Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :

  • Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya.
  • Menambah kepuasan kerja
  • Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)
  • Menghemat tenaga
  • Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
  • Mempermudah memperoleh kembali data yangtersimpan
  • Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer lainnya.

Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.

  • Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada
  • Memerlukan pelatihan yang memadai
  • Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar
  • Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.

2. Komunikasi  Perkantoran

Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi  modern, alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.

Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.

3. Pengiriman Surat

Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan  pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.

4. Tata laksana Arsip/Filing

Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan  yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.

Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran


Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:

1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)

  • Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja.
  • Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
  • Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
  • Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
  • Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
  • Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia.
  • Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.

2. Implikasi terhadap karyawan kantor

    a. Keuntungan:

  • Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
  • Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.
  • Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
  • Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
  • Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software .
  • Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
  • Lebih sedikit pekerjaan

    b. Kerugian:

  • Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.
  • Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,printer , dan sebagainya.
  • Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.
  • Implikasi terhadap pemberi kerja.
  • Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.
  • Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.
  • Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.

Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh perusahaan atau kantor dengan adanya teknologi perkantoran adalah :

  • Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.
  • Harga teknologi baru ini relatif murah.
  • Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .
  • Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat.
  • Produktivitas meningkat secara cepat.
  • Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.
  • Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.

Otomatisasi Kantor


Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Para pengguna OA :

  • Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
  • Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
  • Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
  • Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.

Tujuan otomatisasi kantor

Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek jarak dan waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor adalah:

  1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau alat-alat kerja.
  2. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
  3. Meningkatkan produksi.

Aplikasi Otomatisasi Kantor
1. Pengolahan Kata (word Processing).

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.

contoh: Microsoft WordWord PerfectOpen Office, dll


2. Surat Elektronik (electronik mail).

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

contoh: yahoo mail, google mail , dll.


3. Voice Mail.

Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.


4. Kalender Elektronik (electronik calendaring)

Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.


5. Konfrensi Audio

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.


6. Konfrensi Video

Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.



7. Konfrensi Komputer

Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.



8. Transmisi Faximile (facsimile transmission)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota tim pemecah masalah secara mudah dan cepat.


9. Videotex

Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan.


10. Desktop Publishing

Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.



Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor

  1. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
  2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
  3. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.
Sistem teknologi informasi adalah serangkaian proses untuk memperoleh, mengolah dan mnyebarluaskan informasi dalam satu lingkungan system organisasi. Teknologi imformasi sendiri dewasa ini sangat dibutuhkan dalam pengelolaan kantor yang modern,bahkan bukan hanya dalam kantor saja,semua bidang sudah banyak membutuhkan. Ada tiga komponen utama teknoloogi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi. Peran teknologi informasi dalam pekerjaan kantor diantaranya sangat membantu dalam hal penanganan surat dan pembuatan laporan, komunikasi  perkantoran, pengiriman surat  maupun tata laksana arsip/filing. Oleh karena itu mau tidak mau teknologi informasi pasti berpengaruh terhadap manajemen perkantoran, setidaknya pengaruh tersebut bisa terlihat secara umum dari aspek sosial, ekonomi, dan lainnya, serta membawa dampak yabg positifd maupun negatif terhadap karyawan kantor sendiri. Teknologi imformasi dalam manajemen perkantoran erat kaitannya dengan otomatisasi kantor, pekerjaan kantor yang mengalami otomatisasi dengan teknologi informasi diantaranya pengolahan kata (word processing), surat elektronik (electronik mail), voice mail., kalender elektronik (electronik calendaring), konfrensi audio. konfrensi video, konfrensi komputer, transmisi faximile (facsimile transmission), dan juga desktop publishing.