Alat-Alat dan Perlengkapan Perkantoran

Daftar Istilah & Nama Alat Alat dan Perlengkapan Kearsipan

A.           pengertian peralatan kantor

peralatan kantor dapat didefinisikan sebagai barang-barang yang dapat dalam jangka waktu yang relative lama  (leih dari satu tahun) dan mengalami penyusutan. Peralatan sangat identik dengan benda benda yang besar dan berat memerlukan perawatan yang khusus serta berharga mahal, namun secara umum harga-harga peralatan kantor memang mahal.

Setiap kantor memiliki peralatan kantor yang berbeda disesuaikan dengan jenis usaha masing-masing meskipun ada beberapa peralatan kantor yang harus mutlak dimiliki oleh perkamtoran. Beberapa contoh peralatan perkantoran yang harus dimiliki perkantoran diantaranya meja, kursi, lemari arsip, komputer, mesin printer, mesin tik dan lain-lain, Sedangkan beberapa peralatan kantor yang tidak mutlak dimiliki tetapi sangat diperlukan diantaranya mesin fotokopi, scanner dan lain-lain.

Dalam kegiatan Kearsipan, terdapat banyak istilah dan alat-alat yang digunakan untuk mengarsip. Kebanyakan dari nama tersebut masih asing bagi orang-orang yang awam tentang dunia kearsipan. Bagi kamu yang sekarang sedang mengambil jurusan Administrasi Perkantoran, di bawah ini kami berikan penjelasan tentang istilah dan nama alat-alat kearsipan.

1. Alat sortir

Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder.

2. Caption 

Suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasikan dokumen/arsip untuk tujuan penyimpanan (filing).

3. Cardex

Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu index.

4. Duplikasi

Salinan atau tembusan (surat) yang serupa benar (mirip) dengan arsip aslinya.

5. Filing cabinet

Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci atau lebih.

6. Financial record

Arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan.

7. Folder

Map yang tidak dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

8. Guide

Lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah antara jenis subjek/klasifikasi dalam penyimpanan arsip.

9. Hanging folder

Folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi penggantung ini adalah untuk dipasang pada gawang/pengait yang ada di dalam filing cabinet.

10. Inventory record

Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.

11. Kartu indeks

Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan.

12. Map snelhecter

Map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Arsip yang akan disimpan di dalam map snelhecter terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

13. Numerator

Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen (cap nomor).

14. Ordner

Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

15. Out slip

Lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.

16. Out folder

Satu map pengganti untuk ditempatkan di tempat map yang telah dipinjam.

17. Perforator

Alat untuk melubangi kertas/kartu.

18. Personal record

Arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.

19. Production record

Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.

20. Rotary

Alat semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsipnya dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat, dari logam atau besi, dan arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

21. Sales record 

Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.

22. Standarisasi

Penyesuaian bentuk (ukuran, kualitas) dengan pedoman/standar yang telah ditetapkan.

Map yang memiliki daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.

23. Tickler file

Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kaartu lain yang memiliki jatuh tempo.

26. Roll O'Pack 

Lemari arsip dengan penggerak mekanik dan index sistem. Memudahkan dalam penyimpanan, pencarian dan penghematan ruang. Efektif digunakan untuk perusahaan yang memiliki arsip berjumlah sangat banyak

B. Pengertian Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang dibutuhkan untuk melengkapi peralatan. Perlengkapan kantor identik dengan barang-barang yang berukuran kecil, cepat habis, sering digunakan, harganya tidak terlalu mahal, dan mudah diperbaiki jika ada kerusakan. Beberapa contoh perlengkapan kantor diantaranya kertas, pulpen, pensil, penjepit kertas, tinta printer, map, taplak meja, kalender, dan lain-lain.

Umumnya, setiap perkantoran hampir mempunyai kesamaan dalam hal kebutuhan terhadap perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor, walaupun bentuknya kecil, namun memiliki fungsi yang sangat penting. Untuk lebih jelasnya, mari kita simak uraian berikut.

Seorang sekretaris akan sangat memerlukan kertas untuk melakukan kegiatan surat-menyurat atau mencetak dokumen-dokumen penting lainnya. Berbagai dokumen yang telah diinput ke dalam komputer tidak akan ada gunanya apabila harus segera dicetak tanpa adanya kertas. Begitu juga dengan ketersediaan tinta printer. Apabila tinta printernya kosong atau habis maka dokumen-dokumen yang siap cetakpun tidak akan jadi dicetak sehingga menyebabkan terbengkalainya tugas-tugas perkantoran.

Begitu juga dengan map, map dapat digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting dalam bentuk kertas, atau pun untuk mengajukan proposal. Seseorang yang mengajukan proposal tanpa dimasukan ke dalam map, akan memberi kesan kurang sopan.

Begitu juga dengan pengarsipan, meskipun sudah ada komputer yang dapat digunakan untuk menyimpan data-data penting, namun kebutuhan dokumen dalam bukti fisik seperti surat-surat perjanjian yang ditandatangai dan bermaterai tentunya tidak bisa diarsip dalam bentuk elektronik.

Agar surat-surat tersebut awet dan aman, maka akan sangat baik jika sebelum disimpan ke dalam lemari arsip ada baiknya dimasukkan terlebih dahulu ke dalam map. Penyimpanan surat-surat ke dalam map juga bertujuan untuk merapikan susunan berbagai dokumen penting agar tidak berceceran.

1. Kertas

 Kertas adalah bahan yang tipis dan rata, yang dihasilkan dengan kompresi serat yang berasal daripulp. Serat yang digunakan biasanya adalah alami, dan mengandung selulosa dan hemiselulosa.

Kertas dikenal sebagai media utama untuk menulis, mencetak serta melukis dan banyak kegunaan lain yang dapat dilakukan dengan kertas misalnya kertas pembersih (tissue) yang digunakan untuk hidangan, kebersihan ataupun toilet.

Beragam jenis kertas dapat digunakan untuk fungsi yang berbeda baik sebagai bahan dasar pembuatan produk fungsional seperti; bungkus kado, buku tulis, tas kertas, poster, atau sebagai bahan-bahan dasar pembuatan produk kriya, bahkan media artistik dapat dimanfaatkan sebagai bahan pembuatan karya seni atau material patung. Berkreasi dengan kertas sungguh merupakan pengalaman yang menarik.

2. Pencil

 Pencil merupakan alat tulis yang paling diketahui oleh setiap orang yang sudah bisa menulis. Karena sejak awal kita belajar menulis, pencillah alat tulis yang paling pertama diperkenalkan kepada kita. Alasan fleksibelnya (mudah digunakan dan dihapus) menjadikan pencil sebagai pilihan pertama.

3. Pulpen

Pulpen (dari bahasa Belanda: vulpen) adalah alat tulis berupa mata pena berujung tajam yang dilengkapi pegangan berisi kantong tinta yang bisa diisi kembali. Tinta berbasis air diisi melalui mata pena dengan mekanisme penyedot yang memasukkan tinta dari botol tinta ke dalam kamar tinta. Berbeda dengan bolpen, pulpen tidak perlu ditekan ketika menulis. Tinta mengalir dari kamar tinta ke mata pena dengan bantuan kapilaritas dan gravitasi.

4. Penjepit kertas

Penjepit kertas atau klip adalah alat untuk menyatukan dua lembar kertas atau lebih berdasarkan prinsip tekanan. Kertas yang dijepit dengan klip bisa mudah dilepas lagi. Penggunaan klip lebih praktis dari pada menggunaka lem atau stapler.

Klip biasanya berupa kawat yang dibengkokkan menjadi bentuk-bentuk seperti segitiga, oval atau seperti kupu-kupu. bahan yang biasa digunakan adalah logam tapi kadang-kadang ada juga yang terbuat dari plastik

Kegunaan :

Di tangan orang yang ahli, klip yang dibengkokkan bisa digunakan sebagai pembobol kunci. Klip juga merupakan alat yang berguna bagi pengguna komputer pribadi dan Macintosh. Laci CD-ROM dan diskdrive yang tidak mau terbuka bisa dipancing dengan klip. Pengguna komputer genggamPalm juga dianjurkan untuk menggunakan klip sewaktu perlu melakukan

5. Tinta printer

Jenis tinta yang digunakan untuk mesin printer. Tinta printer ada berbagai macam warna. Dan yang paling umum adalah warna hitam, kuning, merah dan biru.

jenis-jenis tinta printer yang digunakan, mulai dari biasa, anti air atau yang lainnya. Tinta Printer ini ada beberapa macam yang mempunyai hasil dan kualitas yang berbeda juga.

6. Stop Map

 Stopmap juga biasa disebut dengan sebutan Map saja atau folder dalam bahasa inggris. Stopmap adalah kertas tempat menyimpan atau menaruh suatu dokumen yang sudah di spesifikasikan. Sehingga saat dokumen itu diperlukan, file yang terdiri dari beberapa kertas kecil atau pun besar tidak hilang tercecer. Dan stopmap adalag alat yang sangat membantu mengorganisir kertas dokumen.

Stopmap dapat dibuat dari plastik atau kertas. Bila menggunakan kertas biasa menggunakan bahan kertas manila atau kertas BC, kertas ivory, kertas buffalo dan jenis kertas lainnya. namun yang pelu diperhatikan adalah berbahan kertas yang lebih kaku. Sebuah desain stopmap tidak ada ciri atau kesan yang baku. Semuanya tergantung pada perusaahan dan masalah selera saja. Biasanya Stopmap dapat dicetak dengan teknik fullcolor maupun teknik cetak satu warna dan kombinasihotprint dan emboss.

Stop map berfungsi untuk menyimpan dokumen atau arsip perusahaan. Stop map juga memiliki kegunaan untuk menampilakan identitas brand atau corporate identity perusahaan dan menciptakan remiding ke bebnak konsumen.

7. Kalender,

 adalah sebuah sistem untuk memberi nama pada sebuah periode waktu (seperti hari sebagai contohnya). Nama-nama ini dikenal sebagai tanggal kalender. Tanggal ini bisa didasarkan dari gerakan-gerakan benda angkasa seperti matahari dan bulan. Kalender juga dapat mengacu kepada alat yang mengilustrasikan sistem tersebut (sebagai contoh, sebuah kalender dinding).

8. Penggaris

Penggaris adalah sebuah alat pengukur dan alat bantu gambar untuk menggambar garis lurus. Terdapat berbagai macam penggaris, dari mulai yang lurus sampai yang berbentuk segitiga (biasanya segitiga siku-siku sama kaki dan segitiga siku-siku 30°–60°). Penggaris dapat terbuat dariplastik, logam, berbentuk pita dan sebagainya. Juga terdapat penggaris yang dapat dilipat.

9. Stapler

Stapler atau pengokot (bahasa Inggris: stapler) adalah alat untuk menyatukan sejumlah kertasdengan cara memasukkan kokot (staple) berbentuk huruf "U" yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung kokot melebihi tebal kertas.

Di Indonesia, stapler bisa dijumpai di mana-mana, di kantor, sekolah, kios fotokopi, rumah tangga, hingga di rumah makan dan penjual makanan. Stapler begitu populer hingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti: jekrekan, jepretan, atau cekrekan. Stapler sering digunakan di Indonesia untuk membungkus makanan. Plastik dilipat agar isi tidak keluar dan diselesaikan dengan jepitan stapler.

10. Gunting Gunting ialah alat yang digunakan untuk memotong yang tipis seperti:

·                     kertas

·                     kertas perak

·                     plastik tipis

·                     makanan

·                     pakaian

·                     tali

·                     kabel.

Gunting lebuh baik dari pisau untuk nenerapa penggunaan seperti memotong artikel Koran maupun gambar, uga bisa digunakan memotong rambut, gunting memiliki dua sisis yang rajam.

11. Amplop

adalah sebuah bungkus dari surat atau benda yang dikirimkan per pos. Sebuah amplop biasanya terbuat dari kertas yang dipotong berbentuk belah ketupatdan dilipat sedemikian rupa.

Di muka amplop pada sebelah kanan bawah nama dam alamat penerima kiriman pos ini ditulis sementara biasanya di sebelah kanan atas atau di sebelah belakang nama dan alamat pengirim ditulis. Sebuah amplop bisa langsung ditutup karena biasanya memiliki perekat.

Amplop terdapat dalam berbagai jenis dan ukuran. Beberapa jenis amplop memiliki jendela (tembus pandang) sehingga nama dan alamat penerima bisa ditulis dalam surat sendiri.

12. Lem

Lem adalah bahan lengket (biasanya cairan) yang dapat merekatkan 2 benda atau lebih. Lem bisa dibuat dari bagian tumbuhan atau hewan, maupun bahan kimia dari minyak.

Lem pertama mungkin adalah cairan alami yang berasal dari pohon saat ditebang. Kemudian orang belajar membuat lem dengan merebus kaki, tulang, ataupuntulang rawan binatang. Beberapa lem yang kuat pertama kali dibuat dari tulang ikan, karet, atau susu.

Lem sederhana dapat dibuat di rumah dengan mencampur tepung terigu dan air. Lem ini akan merekatkan potongan-potongan kertas bersama. Banyak seni yang dapat dibuat menggunakan lem. Kliping adalah karya seni yang dibuat dengan menggunakan lem untuk merekatkan benda-benda berwarna ke kertas.

Beberapa lem dapat dibuat untuk menahan air masuk perahu, bangunan, ataukendaraan. Dalam kasus ini, lem bisa disebut ca(u)lk. Beberapa bahan buatan manusia, seperti bahan seperti kayu, dibuat menggunakan lem untuk merekatkan potongan-potongan kecil bahan ataububuk.

13. Selotip
Scoth tape atau selotip transparan merupakan alat bantu untuk merekatkan kertas yang sobek atau untuk membundel hasil fotokopian. Selain itu, dalam dunia sains selotip transparan juga bisa digunakan untuk alat pengoreksi bentuk mata dan dapat dimanfaatkan untuk menghasilkan sinar-X.

Keberadaan selotip merupakan karya kreatif seorang penemu asal negeri Paman Sam Amerika Serikat, pada 1925. Richard Gurley Drew lahir 22 Juni 1899 di St. Paul, Minnesota. Semenjak kecil dan dewasa, ia tinggal di kota kelahirannya. Pria lulusan Universitas Minnesota ini memiliki bakat yang luar biasa dalam bidang penemuan, salah satunya melalui penemuan selotip.

14. Tipe-X

Adalah sebuah alat yang digunakan untuk menghapus rulisan yang berupa cairan

15. Penghapus

Penghapus kenyal seperti karet, dan seringkali bewarna putih atau hitam (walaupun ditemukan juga coklat atau merah jambu untuk memperindah penampilan sesuai pemanfaatan teknologi). Terdapat pensil yang dilengkapi dengan penghapus di ujungnya. Penghapus mahal mungkin mempunyai bahan vinyl atau plastik sebagai tambahan kepada karet.

Penghapus juga merujuk kepada penghapus pada papan tulis seperti papan hitam atau papan putih. Penghapus papan hitam tradisional merupakan blok kayu berbentuk persegi panjang yang dibuat dari kain berbahan wol.

16. Dan Lain-lain
Beberapa peralatan yang telah disebutkan diatas merupakan standar minimal yang ada ketika ingin membeli perlengkapan kantor, untuk lebih lengkapnya silahkan melihat gambar dibawah ini.